送別会を開催するにあたっての段取りとホテルコンチネンタル府中で実際に行われる送別会の段取りを交えて全体を5段階に分けてご紹介をさせていただきます。

全体像（5段階）

企画 → 2) 告知・回収 → 3) 準備 → 4) 当日運営 → 5) 事後フォロー

タイムライン（目安：開催まで2〜4週間でも可）

3〜4週前

・目的と形式を決める（着席コース or 立食／90〜120分）

・会場・日時の仮押さえ、概算見積（飲み放題有無・音響/スクリーン）

・役割分担：幹事長／会計／受付／司会／映像・余興／写真・記録／贈り物担当／連絡係

・招待文作成（下にテンプレあり）

2週前

・招待送付・社内掲示版・LINEなどのＳＮＳなどの活用

・出欠回収開始（返信期限は開催1週間前目安）

・主賓の略歴・功績ヒアリング、同僚スピーチ依頼（2〜3名・各2分）

・花束・記念品の手配、色紙やメッセージボード回覧開始

・スライド/動画素材の収集（写真・エピソード）

1週前

・最終人数の確定、会場に共有（席配置・マイク本数・BGM）

・司会台本・進行表・挨拶者の肩書/順序を確認

・名札・座席表・会費釣銭、領収書宛名確認

・二次会があれば動線と予約

3日前

・最終人数報告、レイアウト

・花束の受け取り時間・搬入動線、記念品ラッピング確認

・台本・進行表・名札・マジック・テープ・ハサミ

当日

・受付設置（名札・会費・釣銭・領収書）／BGMとスライドをループ再生

・司会・会計・写真係の導線確認

・開宴→進行（下にプログラム例と台本あり）→精算・忘れ物確認

翌日〜

・写真共有・お礼メッセージ送信、収支精算（簡易報告）

・主賓へ写真データ/メッセージを一式お渡し、色紙の追送があれば発送

・予算の考え方（相場＆サンプル）

・相場目安：居酒屋系 6,000〜8,000円/人、ホテル・レストラン系 8,000〜12,000円/人

・花束・記念品・印刷・装飾などに 1,000〜2,000円/人 を上乗せすると“しっかり感”が出ます

・サンプル（30名・会費10,000円/人）

収入：300,000円

支出（目安配分）

飲食：240,000円（80% / 8,000円×30人）

会場・機材：（ホテルコンチネンタル府中では飲食に含んでます）

花束・記念品：30,000円（10%）

印刷・装飾・文具：8,000円（約3%）

予備費（2次会）：22,000円（7%）

→ 余剰が出たら写真共有サービスの有料化や主賓への追加ギフト、2次会に利用。

 ※ホテルコンチネンタル府中でお料理、フリードリンク、会場費、税金、サービス料がすべて含まれたプラン料金になっているので安心です。

プログラム例（所要3時間）

18:00 開会・趣旨／来賓紹介（5分）

18:05 乾杯（3分）

18:05 歓談①（45分）

18:50 スライド「歩み＆名場面」（10分）

19:00 同僚スピーチ×2〜3（各5分／合計15分）

19:15 主賓スピーチ（5分）

19:20 歓談②（45分）

20:30 花束＆記念品・寄せ書き贈呈（10分）

20:40 締め（一本締め・挨拶）（3分）

20:43 記念撮影（10分）

20:53アナウンス＆二次会誘導（2分）

21:00 お開き、ご退出

 ※通常2時間のご宴会時間が多いですが、ホテルコンチネンタル府中では

ご宴会のお時間は3時間です。歓談の時間を多くとり、送られる方とお一人お一人がゆっくりお話しする事が可能です。

開会

皆さま、本日はお忙しい中お集まりいただき誠にありがとうございます。

本日の送別会、司会を務めます◯◯でございます。まずは主賓の△△様に、これまでのご尽力への感謝を込めて盛大な拍手をお願いいたします。

乾杯振り

それでは、乾杯のご発声を□□部長にお願い申し上げます。皆さまご起立をお願いいたします。—ありがとうございました。どうぞご着席のままご歓談をお楽しみください。

スピーチ紹介

続きまして、△△様と特にご縁の深い皆さまより一言ずつ頂戴いたします。お一人様5分程度でご協力ください。

花束・記念品

ここで、日頃の感謝を込めまして、花束と記念品を贈呈いたします。贈呈は◯◯より。皆さまもご一緒に温かい拍手をお願いします。

主賓あいさつ

それでは主賓の△△様よりご挨拶を賜ります。—ありがとうございました。

締め（一本締め）

名残は尽きませんが、お時間となりました。最後に御礼の意を込め、一本締めで締めさせていただきます。お手を拝借いたします。

いよーっ（パン！）ありがとうございました。

招待文テンプレ（社内メール／チャット）

件名：◯月◯日【送別会のご案内】△△様を囲む会

本文：

日時：◯/◯（◯）◯:◯◯〜（受付◯:◯◯〜）

会場：◯◯（住所／フロア／地図URL）

会費：◯,◯◯◯円（当日受付）

返信期限：◯/◯（◯）終日

備考：アレルギーあればご返信ください。

併せて、△△様へのメッセージや写真提供を募集中です（フォーム／担当◯◯まで）。

役割分担

・幹事長：全体統括・会場交渉・トラブル対応

・会計：見積・会費・精算・領収書

・司会：台本・当日進行・時間管理

・受付：名札・会費・釣銭・領収書発行

・映像/余興：スライド・BGM・機材

・記録：写真/動画・共有設定

・贈り物：花束・記念品・色紙手配

・連絡：招待/回収・リマインド・当日アナウンス

注意点チェックリスト

・キャンセル料・人数確定の締切（会場規約）

・アレルギー/宗教配慮・ノンアル対応

・マイク本数／HDMI・変換アダプタ／音量テスト

・挨拶者の肩書・順序・持ち時間を事前共有

・色紙/メッセージ回収の締切と保管

・花束の置き場所・持ち帰り用袋／記念品の保証書

・会費釣銭・領収書宛名・社内精算ルール

・二次会の動線・時間アナウンス

・主賓の移動手段/タクシー手配（雨天想定）

・主賓のご宿泊

※タクシーのご手配、ご宿泊はホテルコンチネンタル府中にお任せください。

“しっかり送りたい”ひと工夫

・ミニ表彰：社内オリジナルの感謝状を作って贈呈

・メッセージ動画：欠席者からの30秒コメントを編集

・思い出スライド：写真＋「学び・名言・名場面」を一言キャプション

・席にひとことカード：歓談が弾む“お題”を印刷して配置

・写真共有：QRでアルバムに即アップ、翌日にお礼と一緒にURL配信

ホテルコンチネンタル府中

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